A apenas tres horas del examen de Documentación

Estándar

A las 11.30 comienza el examen para nosotros de Documentación informativa. Me gustaría redactar con mis palabras lo que tengo esquematizado en la mente.

La Documentación Informativa es una asignatura que tenemos que cursar la gente de Comunicación porque describe muy bien como funciona la información en grandes formatos y la forma en que se gestiona dentro de las grandes organizaciones. No es lo mismo un cajón lleno de recortes de periódico que toda la información día a día de los medios de comunicación diaria. La cantidad de datos que tienen que tenerse en cuenta para llevar a cabo actividades comerciales y profesionales es de tan ingente cantidad que a lo largo de los tiempos los personajillos de la época se iban apañando para mejorar más y más el sistema en que se tomaban esos datos y se hacía frente a la actualidad.

Para empezar, a finales del sigo XIX nace la perspectiva de la biblioteconomía: Otlet es el personajillo que la representa. Se organizan bibliotecas por todo el mundo donde se clasifican y se conservan los documentos (hasta ahora libros) y se creaban intercambios periódicos entre las bibliotecas.

En 1950 nacen dos perspectivas nuevas: la documental y la informativa.

La documental indica que se amplía la catalogación exclusiva de libros a cualquier tipo de soporte que contenga información descifrable por el ser humano: revistas, artículos, audio, dibujo, fotografía… Tiene un gran número de representantes por todo el mundo según el país donde nos encontremos, por ejemplo Suzanne o Jackson. Esta perspectiva diferencia mucho la forma de trabajar de la biblioteconómica y crea una sólida barrera de competencias entre ambas. Por ejemplo indica que los documentos no tienen porqué ser necesariamente públicos, también pueden ser secretos, como los militares. Ésta es la perspectiva más importante y es la que hoy día se entiende y sigue vigente en la mayoría de países. Deriva de la perspectiva biblioteconómica porque surgieron cantidad de revistas periódicas que no era posible clasificarlas con libros por sus características propias.

La otra perspectiva la describen los apuntes como una película de aliens: La perspectiva de la información apunta que la gran masa uniforme de la información tiene tentáculos y no tiene por donde meterle mano de forma conjunta. Son los encargados de la información los que acceden a esta masa y extraen lo que les interese. Filtran, entresacan, reducen, indagan, tamizan… como los de la fiebre del oro. Esta perspectiva da a entender que hay dos tipos de información: la pública y la privada. Esta perspectiva no sigue vigente, normal… con lo cínica que es…

Bien pues a día de hoy sabemos que la documentación es una actividad que deriva de la biblioteconomía y que da tanta faena que tiene más inconvenientes que ventajas. Sin embargo se practica en las mejores empresas o por lo menos se contratan los servicios de la documentación porque permite trabajar como el Tato manda.

Personalmente me gusta saber todo esto, pero en clase nos han vendido la moto de nuevo con la publicidad. Las relaciones públicas están to wapas! Voy a leerme el libro entero cuando acabemos exámenes. Pero esto no le interesa a nadie. Seguimos:

El profesional de la documentación se llama documentalista. Este friki de la información pretende mantener al día con datos requeridos a una serie de profesionales para que éstos últimos puedan desarrollar acciones comerciales o profesionales con una perfecta información actualizada. Pongamos un supuesto: Yael Guzmán es documentalista de Garrote publicidad y un cliente de Garrote es el Godella Club de Fútbol. Yael Guzmán buscará todo lo referente al Godella por internet, evaluará si es necesario y se ajusta a la realidad y posteriormete lo archivará de tal forma que sea accesible. Esta información será para que Jose, Pepe, Mari y Patri, publicitarios en Garrote, puedan acceder directamente a estos archivos para desarrollar campañas publicitarias para el Godella. Responsabilidad de Yael actualizar estos documentos y sustituirlos si es necesario por otros nuevos. También se guardarán todas las investigaciones que hagan los publicitarios para posteriores consultas. Una posibilidad de la agencia Garrote es vender estas investigaciones, sobre lo que sea: comportamiento de hinchas al fichar jugadores extranjeros, respuesta media de afiliados por promoción, estadísticas de asistencia… lo que sea. Cualquier información generada por investigaciones internas se almacena para tener el dato accesible posteriormente o para vender el documento. Yael es muy probable que haya estudiado periodismo o comunicación, pero necesariamente tiene que haber trabajado con Jose, Pepe, Mari y Patri porque ahora trabajará para ellos y necesita saber exactamente qué van a hacer con su trabajo. Es como Inditex: ningún directivo a cualquier nivel no pasa por trabajar de dependiente.

Existe un conflicto de intereses por el coste que supone mantener a uno o dos trabajadores más en plantilla, y por el espacio que eso supone. Por no hablar del espacio… una oficina o lo que sea. Pequeñas… grandes… multinacionales… no importa. Siempre hay razonas para carecer de él. Pero hay una verdad indiscutible y es que la diferencia entre tener y no tener centro de documentación a tiro de piedra es el tiempo. Hoy en día la vida son tres días y vamos por el segundo. Todo es muy rápido. Y, esto lo añado yo mismo: también es diferencia la forma de trabajar: bien o mal. Trabajar mal es rentable pero trabajar bien no tanto. Sobretodo a largo plazo.

Bien, existen ciertas ventajas y ciertos inconvenientes. Los puedo resumir diciendo que el centro de documentación permite tratar la información y disponer siempre de lo necesario, si se organiza bien. Además permite vender la información generada a otras empresas o agencias, puede prepararse el centro de documentación para recibir a nuevos clientes, puede enfocarse el contenido de carácter general o específico. Negativamente supone un gran coste a corto plazo y supone un esfuerzo extra de todos los integrantes de la empresa (pero coño, callaros que tenéis toda información que queréis ahí) y supone una rivalidad si un mismo centro de documentación mueve información sobre el mismo tema para dos agencias que llevan cuentas competencia entre sí. También es cierto que requiere de confianza por parte del empresario y de los trabajadores, tienen que fiarse del sistema y colaborar devolviendo documentos derivados para actualizar los anteriores.

Esto es algo que me gusta: el sistema global de la documentación. Los documentos almacenados y perfectamente actualizados se sacan para realizar una investigación cualquiera. Esta investigación se recoge en el centro y posteriormente se podrá partir de este nuevo documento para no tener que volver a realizar la investigación. Este asunto convierte a la documentación en (textualmente) “Madre de las ciencias o ciencia de ciencias”. Sirve a las demás ciencias pues gestiona el conocimiento actual y recogiendo el futuro para que no se haga el trabajo dos veces. Es como la wikipedia. Las cosas se van actualizando, se va sacando información y si hay algo que actualizar pues… se actualiza. Eso es así de fácil.

Voy pa arriba. Deseadm suerte!

 

pd. he empezado a falta de tres horas pero ahora faltan 40 minutos.

Responder

Introduce tus datos o haz clic en un icono para iniciar sesión:

Logo de WordPress.com

Estás comentando usando tu cuenta de WordPress.com. Cerrar sesión / Cambiar )

Imagen de Twitter

Estás comentando usando tu cuenta de Twitter. Cerrar sesión / Cambiar )

Foto de Facebook

Estás comentando usando tu cuenta de Facebook. Cerrar sesión / Cambiar )

Google+ photo

Estás comentando usando tu cuenta de Google+. Cerrar sesión / Cambiar )

Conectando a %s